Datenschutzerklärung: Pflicht, Inhalt und Umsetzung
Eine Datenschutzerklärung ist für praktisch jede Website Pflicht. Sie informiert Ihre Besucher darüber, welche Daten Sie erheben und was damit geschieht. Fehlt sie oder ist sie unvollständig, drohen Beanstandungen – dabei lässt sich die Erklärung mit den richtigen Angaben schnell erstellen.
Worum geht es?
Sobald Sie eine Website betreiben, verarbeiten Sie in aller Regel personenbezogene Daten – oft schon durch Server-Logfiles, ein Kontaktformular oder eingebundene Dienste wie Analyse-Tools und Schriftarten. Die Datenschutzerklärung macht diese Verarbeitung für Ihre Besucher transparent.
Sie erklärt in verständlicher Form, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden und welche Rechte die betroffenen Personen haben.
Entscheidend ist außerdem die Erreichbarkeit: Die Datenschutzerklärung muss von jeder Seite Ihrer Website leicht auffindbar sein – üblicherweise über einen klar benannten Link im Footer, ohne Login und ohne langes Scrollen.
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Die Rechtslage
Die Pflicht ergibt sich aus den Informationspflichten nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO. Art. 13 betrifft Daten, die Sie direkt bei der betroffenen Person erheben, Art. 14 solche, die Sie aus anderen Quellen erhalten.
Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. eines Datenschutzbeauftragten
- die Verarbeitungszwecke und die jeweiligen Rechtsgrundlagen
- Empfänger der Daten und etwaige Übermittlungen in Drittländer
- die Speicherdauer bzw. die Kriterien für deren Festlegung
- die Betroffenenrechte wie Auskunft, Löschung und Widerspruch
- das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
- die konkret eingesetzten Dienste wie Analytics, Fonts oder Hosting
Die Erklärung muss in klarer, einfacher Sprache verfasst und leicht zugänglich sein.
So wird es DSGVO-konform
So erstellen Sie eine belastbare Datenschutzerklärung:
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle eingesetzten Dienste – von Hosting über Analyse-Tools bis zu eingebundenen Schriftarten und Karten.
- Nutzen Sie einen aktuellen, seriösen Generator oder lassen Sie die Erklärung von einem Anwalt erstellen.
- Passen Sie den Text an Ihre tatsächliche Website an; Standardvorlagen ohne Bezug zu Ihren Diensten reichen nicht aus.
- Binden Sie die Erklärung über einen eindeutigen Footer-Link ein, der auf jeder Unterseite erreichbar ist.
- Halten Sie die Erklärung aktuell: Bei jedem neuen Tool oder Dienst muss sie ergänzt werden.
Prüfen Sie mindestens einmal jährlich, ob alle Angaben noch stimmen.
Prüfen Sie Ihre Website
Der häufigste Fehler ist eine fehlende oder schwer auffindbare Datenschutzerklärung – oder eine, die längst nicht mehr zu den eingesetzten Diensten passt.
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